Архив по личному составу администрации Зиминского районного муниципального образования был создан в 1999 году. 28 мая службе исполняется 25 лет.
28 мая 1999 года мэр Зиминского района Павел Дмитриевич Кренделев подписал постановление об образовании архива документов по личному составу. Помещение для архива было найдено в кратчайшие сроки, архив расположился в здании конторы МУП «Зималесторг» по адресу: г. Зима, ул. Космонавтов, 78. Архив занимал 2 комнаты – хранилище площадью 36 кв. м и рабочую комнату для специалиста и руководителя архива в одном лице - Раисы Гавриловны Вороновой. Со слов Раисы Гавриловны, районный архив документов по личному составу родился по инициативе Николая Александровича Пенюшкина, который на тот момент занимал пост заместителя главы администрации Зиминского района.
Раиса Гавриловна, имея за плечами опыт работы в архиве исполкома Зиминского городского райсовета, быстро организовала работу муниципального архива.
Уже к концу 2000-го года в архив на хранение были приняты первые документы, прошедшие всю необходимую процедуру – упорядочение, составление описи, утверждение на экспертно–проверочной комиссии и непосредственно прием документов в архив.
Самый первый фонд архива образован из документов по личному составу санатория-профилактория «Сосновая горка» объединения «Зиминсклес» за период с 1963 по 1997 годы. Документы были найдены в подвале профилактория на тот момент уже ликвидированного объединения.
В архив также были переданы документы других ликвидированных предприятий, находящиеся в плачевном состоянии, которые подлежали обработке и описанию, а иногда и реставрации. Ведь ни для кого не секрет, в каких условиях документы «хранились» в ликвидированных учреждениях и предприятиях не только Зиминского района, но и г. Зимы.
Многие предприятия лишились своих архивов по халатности бывших руководителей. До сих пор некоторые наши посетители вспоминают, что вот в этой организации документами печки топили, а вот там – в мусорке валялись. А мы вынуждены только сочувственно качать головой и разводить руками, отказывая очередному заявителю в выдаче архивного документа по причине его отсутствия на хранении: не сданы, утрачены, о месте нахождения ничего не известно. Но, несмотря на то, что документы находились в стадии упорядочения, Раиса Гавриловна оказывала социально-правовую помощь гражданам. Так, в первый год работы было принято и отработано 37 обращений. Выдавались справки о заработной плате и подтверждении периодов работы для установления и перерасчета пенсии, трудовые книжки, которые не были выданы при увольнении.
Ежегодно количество фондов и архивных документов росло. Требовались дополнительные площади для хранения. В 2003 году под хранение документов было дополнительно выделено еще 36 кв. м, но и этого надолго не хватило. Тем более, что выделенные помещения не отвечали требованиям хранения архивных документов. Отсутствовали пожарная и охранная сигнализации, автоматическая система пожаротушения, не соблюдался температурный и влажностный режим. По адресу: г. Зима, ул. Космонавтов, 78, архив документов по личному составу располагался с 1999 по 2004.
В 2004 году архив переехал на новое место жительства – на ул. Меринова, 8 - и расположился на втором этаже здания бывшей конторы Зиминского химлесхоза. Под хранилища в здании было выделено 2 комнаты общей площадью 100 кв. м и рабочая комната для специалиста архива. И снова Раиса Гавриловна занялась организацией работы архива на новом месте и его обустройством, так как и это помещение не отвечало всем требованиям для хранения документов. Закупались стеллажи, проводились мероприятия по обеспечению сохранности принятых документов (в 2007 году в архиве установлена пожарная сигнализация), проводилась работа по приему новых документов. Это было время, когда количество ликвидированных предприятий росло, как грибы после дождя.
В августе 2007 года в связи с увеличением объема работы, в частности увеличением числа запросов, на помощь Р.Г. Вороновой был дополнительно выделен специалист из сотрудников администрации. Так, в ряды архивистов влилась Галина Иннокентьевна Федорова, которая с апреля 2011 года была переведена в штат архива. Галина Иннокентьевна проработала ведущим специалистом архивного отдела по июль 2015 года. Её руками перелистаны тысячи страниц архивных книг в поисках нужной информации для отработки социально-правовых запросов о стаже и заработке.
В ноябре 2008 года Раиса Гавриловна Воронова покинула свой пост руководителя архива и ушла на заслуженный отдых. За весь период трудовой деятельности Раиса Гавриловна приняла 7395 архивных единиц, создала и внесла в учетные документы 30 фондов.
В последствии один фонд (документы по личному составу Зиминского гидролизного завода) на 1043 единицы хранения был передан в архивный отдел администрации г. Зимы. Выписала более 2500 архивных справок. В 2002 году награждена Почетной грамотой архивного управления по Иркутской области, в 2008 году ей объявлена благодарность Государственным учреждением – отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области и Усть-Ордынскому автономному округу.
Новым руководителем архива с 12 ноября 2008 года стала Людмила Васильевна Изотова. Она проработала в этой должности без малого 10 лет, до августа 2018 года.
При Людмиле Васильевне были закартонированы все архивные фонды (архивные дела были помещены в специальные короба из твердого картона, не пропускающие внутрь свет и пыль), принятые в архив до 2005 года. А это 2511 единиц хранения. В 2009 году в архиве установлен программный комплекс «Архивный фонд», в который внесены сведения на все архивные фонды, занесена информация на каждую единицу хранения. В 2010 году Людмиле Васильевне за большой вклад в развитие архивного дела в Иркутской области и в связи с 90-летием государственной архивной службы Иркутской области объявлена благодарность Архивного агентства Иркутской области, в 2011 году она награждена Почетной грамотой мэра Зиминского районного муниципального образования.
За период работы Людмилы Васильевны в архив было принято 4420 единиц хранения и образовано 12 новых фондов документов по личному составу, к фондам составлены исторические справки, сведения для которых иногда собирались по крупицам.
В 2016 году в архивохранилищах установлена система автоматического пожаротушения. В промежуток с ноября 2015 по январь 2018 года штат архива по личному составу вновь состоял из одного сотрудника. Людмила Васильевна занималась не только должностными обязанностями руководителя, но и исполняла социально-правовые запросы, которых на ту пору пришлось немало. При этом все запросы всегда исполнялись качественно и в установленный законодательством срок.
На сайте администрации Зиминского районного муниципального образования была создана страница архивного отдела, где была размещена справочная информация об архиве, размещен бланк заявления-запроса, для удобства пользователей. Появилась возможность направить запрос в архив по электронной почте. Для улучшения работы и уменьшения сроков отработки запросов было заключено Соглашение об информационном взаимодействии по VipNet между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области и администрацией Зиминского районного муниципального образования.
Теперь запросы от Пенсионного фонда и архивные справки - ответы о подтверждении стажа и заработка на будущих пенсионеров - направлялись только в электронном виде.
С 2018 года архив по личному составу вошел в состав управления правовой, кадровой и организационной работы администрации Зиминского районного муниципального образования как архивный отдел, и в штат сотрудников включена ставка ведущего специалиста, которую с января 2018 года замещает Оксана Николаевна Фуртас.
Оксана Николаевна занимается социально-правовыми и тематическими запросами. Это ее руки бережно листают архивные дела, а пытливый глаз скользит по строкам. Именно Оксана Николаевна по вашим запросам ведет поиск каких-либо сведений о родственниках, имеющихся в небольшом количестве в наших архивных фондах по личному составу, а именно в личных карточках работников.
В 2020 году за добросовестный труд, успехи в трудовой деятельности и активное участие в общественной жизни Зиминского района и в честь профессионального праздника - Дня местного самоуправления - Оксане Николаевне объявлена благодарность мэра Зиминского районного муниципального образования.
Но вернемся к хронологии! Уже как руководитель архивного отдела Людмила Васильевна Изотова составила список организаций-источников комплектования архивного отдела на 34 источника, который был утвержден в январе 2019 года. Начата работа по приему-передаче архивных фондов 32 организаций – источников комплектования архива, находящихся на хранении в архивном отделе управления правовой, кадровой и организационной работы администрации Зиминского городского муниципального образования. Документы в феврале 2019 года принимал уже новый руководитель архивного отдела – Зоя Викторовна Сухова.
В районный архив на постоянное место жительства переехало 5279 единиц хранения - это управленческие документы администраций района и муниципальных образований, организаций и учреждений района, Зиминской районной территориальной избирательной комиссии.
Зоя Васильевна проработала в архивном отделе недолго (с августа 2018 по январь 2020 года), но успела сделать немало. В архивном отделе впервые была установлена охранная сигнализация. Принятые из городского архива документы прошли проверку на факт наличия всех дел и расквартированы по своим новым адресам места жительства, заняли свои места на отведенных для них новеньких стеллажах. А сведения о новых жителях архива внесены в учетные документы и программный комплекс «Архивный фонд». Составлен перспективный план проведения проверок наличия и состояния дел в архивном отделе на период 2020-2029 годов. После двухлетнего перерыва в работе с ликвидированными предприятиями приняты документы и создан фонд Л-42 «ООО «Сибирский кедр» на 48 единиц хранения.
С февраля 2020 года в архивном отделе новый руководитель – Светлана Анатольевна Сидоренко. С ее приходом, так совпало, началась новая для районного архива работа – упорядочение документов и прием на хранение управленческой документации организаций-источников комплектования. В связи с тем, что пока решались вопросы о передаче документов из одного архива в другой, работа в источниках по упорядочению документов постоянного срока хранения была, мягко сказать, немного запущена.
Справедливости ради, надо отметить, что все-таки были организации, которые продолжали добросовестно вести эту работу. Ведь ни в одной организации–источнике нет штатного архивариуса, и архивной работой занимаются ответственные специалисты, совмещая ее с основной деятельностью.
Были и единичные случаи, когда архивная работа в организации отсутствовала вовсе. А это значит, что многие документы постоянного срока хранения или были утрачены совсем или их сохранность составляет от 10 до 45 %. Поэтому в течение 2020 и 2021 года вся основная деятельность архивного отдела была направлена на сбор долгов по приему и упорядочению управленческой документации и отработку социально-правовых запросов.
Напряженная работа нового руководителя архива совместно со специалистами организаций-источников дала свой результат - новый 2022 год архивный отдел встречал без долгов. Помимо того, что за столь короткий срок были упорядочены документы за несколько лет (2014-2018 годы, в отдельных случаях и за 2019 год по 32 фондам), в 2020 году были описаны документы Контрольно-счетной палаты Зиминского районного муниципального образования за 2006-2018 годы и приняты на хранение.
Для специалистов, ответственных за делопроизводство и архив организаций-источников комплектования, подготовлены и направлены методические рекомендации по организации учета и хранения документов в архиве организации, которые включали разъяснения по основным вопросам работы архива организации: от организации архива, до передачи дел на постоянное хранение в архивный отдел.
С мая 2020 года в социальной сети «Одноклассники» функционирует страница «Архив Зиминского района», в которой мы делимся с пользователями не только нашими новостями о повседневной работе архива, о наших достижениях, но и памятными историческими событиями Зиминского района, Иркутской области и страны в целом. Устраиваем электронные выставки документов, хранящихся в архиве, викторины, готовим материалы с подборками архивных документов. Количество пользователей страницы составляет более 1500. Здесь же, в личных сообщениях, от пользователей иногда приходят различные запросы, на которые мы с радостью отвечаем. Архивный отдел после длительного перерыва начал печатать свои статьи, подготовленные по архивным документам, в районной газете «Вестник района».
В 2021 году была проведена большая работа, в организациях–источниках комплектования согласованы новые Положения об экспертной комиссии и архиве организации, разработаны и утверждены номенклатуры дел. На платформе приложения Viber для специалистов, ответственных за делопроизводство и архив, создана и функционирует группа для консультирования специалистов. В ноябре проведен очный семинар по архивному делопроизводству со специалистами, ответственными за архивное делопроизводство в администрациях муниципальных образований района. С 2021 года архив проводит ежегодный конкурс «Мое генеалогическое древо».
В 2022 году на средства районного бюджета приобретен бесконтактный визуализатор VIAR CLASS 40S с программным обеспечением VIAR для оцифровки сшитых документов. Это позволило специалистам отдела приступить к оцифровке наиболее востребованных документов управленческой документации. С целью популяризации архива отдел начал проводить Дни открытых дверей, приуроченные ко Дню архивов, а также экскурсии для желающих поближе познакомиться с архивным делом.
В 2023 году в архиве впервые создан фотофонд, он пополняется интересными снимками, на которых запечатлены жители региона, внесшие свой вклад в развитие Зиминского района, или значимые исторические моменты. Приняты на хранение районная газета «Вестник района» (2002-2014, 2016-2022 годы) и частично сохранившиеся документы Управления социальной защиты населения г. Зимы (1995-2004 годы).
По результатам работы руководителю архивного отдела Светлане Сидоренко в 2022 году вручено благодарственное письмо мэра Зиминского районного муниципального образования, в 2024 году объявлена благодарность архивного агентства Иркутской области.
Работа архива всегда выглядит незаметной. Но благодаря скрупулезной работе архивистов кто-то из вас получает пенсию выше средней, кто-то нашел интересные сведения о своих родственниках, кто-то даже разыскал родных людей. На первый взгляд и для некоторых «ненужная работа по сбору бумажных документов» играет большую роль в современном обществе. Мы сберегаем документы, а это наша история, для ныне живущих и для будущих поколений. Они будут судить наше время именно по этим «бумагам», как мы сейчас судим о прошлом, читая архивные документы. История не однозначна, каждый трактует ее по-своему. И чтобы историю нельзя было переписать или переврать, мы собираем её и храним, храним память поколений!
Архивный отдел
Управления правовой, кадровой и организационной работы
администрации Зиминского района
