ПАМЯТКА
что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:
1. В соответствии с п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредителю юридического лица или органу, принявшему решение о ликвидации юридического лица, назначать ликвидационную комиссию (ликвидатора) и установить порядок и сроки ликвидации;
2. Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и (или) в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений);
3. От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ, а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом;
4. Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации;
5. Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение;
6. Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке;
7. Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение;
8. Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт – в зависимости от указаний архива;
9. После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе;
10. Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела и включены в описи дел. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.;
11. Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия.
Прием документов по личному составу в архив
Прием документов по личному составу в архив осуществляется при ликвидации организации. К документам по личному составу относятся:
- Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, перемещение);
- Личные карточки формы Т-2 работников;
- Личные дела работников;
- Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы (лицевые счета работников);
- Трудовые договора на определенный срок;
- Акты о несчастных случаях;
- Реестр работников, пользующихся правом на льготное пенсионное обеспечение в связи с вредными условиями труда (льготная справка) – при наличии вредного производства;
- Список работников, награжденных правительственными наградами;
- Невостребованные личные документы (трудовая книжка, диплом, аттестат и др.);
- Уставные документы.
Указанные документы имеют срок хранения 75/50 лет и являются единственным основанием для восстановления трудового стажа и начисления пенсий гражданам. Документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии согласно требованиям:
- нумерация листов;
- составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов;
- подшивка или переплет дела;
- оформление обложки дела.
При оформлении документов следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:
1. В соответствии с п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредителю юридического лица или органу, принявшему решение о ликвидации юридического лица, назначать ликвидационную комиссию (ликвидатора) и установить порядок и сроки ликвидации;
2. Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и (или) в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений);
3. От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ, а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом;
4. Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации;
5. Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение;
6. Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке;
7. Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение;
8. Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт – в зависимости от указаний архива;
9. После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе;
10. Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела и включены в описи дел. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.;
11. Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия.
Прием документов по личному составу в архив
Прием документов по личному составу в архив осуществляется при ликвидации организации. К документам по личному составу относятся:
- Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, перемещение);
- Личные карточки формы Т-2 работников;
- Личные дела работников;
- Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы (лицевые счета работников);
- Трудовые договора на определенный срок;
- Акты о несчастных случаях;
- Реестр работников, пользующихся правом на льготное пенсионное обеспечение в связи с вредными условиями труда (льготная справка) – при наличии вредного производства;
- Список работников, награжденных правительственными наградами;
- Невостребованные личные документы (трудовая книжка, диплом, аттестат и др.);
- Уставные документы.
Указанные документы имеют срок хранения 75/50 лет и являются единственным основанием для восстановления трудового стажа и начисления пенсий гражданам. Документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии согласно требованиям:
- нумерация листов;
- составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов;
- подшивка или переплет дела;
- оформление обложки дела.
При оформлении документов следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.